В чем заключается работа делопроизводителя в организации. Кто такой делопроизводитель
Делопроизводство - это характерное направление деятельности большинства предприятий, организаций и частных компаний, которое предполагает сбор, оформление и хранение всей документации. От правильности и грамотности составления бумаг зависит оперативность получения и а это приводит к своевременному принятию эффективных решений. Соответственно в штате любого хозяйствующего субъекта есть делопроизводитель, обязанности которого и распространяются на ведение документооборота. Что входит в обязанности делопроизводителя?
Характеристика профессии
Делопроизводитель, обязанности которого могут варьироваться от оформления бумаг до принятия оперативных решений, востребован на рынке трудовых ресурсов всегда. Он может работать в любой компании, где есть документооборот. На сегодня по законодательству каждое предприятие, независимо от сферы и формы собственности, обязано иметь правильно оформленные подтверждающие документы о деятельности и финансах, а их ведение входит в обязанности делопроизводителя. Приходят в эту профессию из родственных должностей: диспетчер-оператор, секретарь-референт, офис-менеджер или сотрудник справочной службы. Хороший канцелярский сотрудник - незаменимый специалист и надежный помощник руководителя. Делопроизводитель, обязанности которого давно уже переросли банальное оформление документации, может стать личным помощником руководителя. Специалист данной профессии - это в первую очередь служащий, который ответственен за организацию и хранение документации компании. Чаще всего он трудится в канцелярии и руководствуется налоговым, гражданским, судебным законодательством. В малых фирмах делопроизводитель, обязанности которого распространяются лишь на заполнение бумаг, выполняет свои обязанности в одиночку. Возможно, что он и секретарь - это одно лицо. В крупных компаниях и корпорациях в штате имеется несколько сотрудников данной направленности, которые обрабатывают бумаги по конкретному кругу вопросов.
Функциональные обязанности делопроизводителя
Основная его обязанность - ведение документооборота компании, он:
- принимает, корреспондирует, сортирует, отправляет все деловые бумаги и письма;
- ведет ;
- ведет их учет в специальных журналах и осуществляет контроль за неразглашением особо важной информации, а также контролирует своевременное и правильное исполнение документов;
- подготавливает все необходимые материалы для руководителя и бизнес-встреч;
- организует работу архива.
Предъявляемые требования
Делопроизводитель должен иметь диплом о высшем образовании (экономическом, юридическом), бывают случаи, когда достаточно и среднего образования. Кандидат должен грамотно владеть языком, знать ключевые правила ведения деловых бумаг. Данная профессия требует от специалиста не только профессионализма и интеллектуальных способностей, но и таких персональных особенностей, как аккуратность, организованность, пунктуальность, доброжелательность. Человеку, желающему работать на должности делопроизводителя, должны быть свойственны способность к длительной отличная память, психологическая устойчивость, и конструктивное восприятие критики. Чаще всего помимо и диплома об образовании к кандидату предъявляют и другие требования, например знание иностранных языков. Сегодня многие компании сотрудничают с зарубежными предприятиями, и во избежание недоразумений делопроизводитель должен владеть иностранным языком, чаще всего это английский.
Делопроизводитель — служащий ответственный за ведение документации организации, суда, фирмы, кооператива и т. д. Делопроизводитель часто работает в канцелярии и ведет делопроизводство в соответствии с требованиями налогового, судебного и т. д. законодательства. В небольших организациях делопроизводитель и секретарь часто одно лицо. В крупных организациях делопроизводителями работают люди получившие специальное образование.
Делопроизводитель - специалист по работе с документацией. Делопроизводитель может работать в любой организации, имеющей документооборот.
Обязанности
Принимает, отправляет и сортирует документы, письма и другие деловые бумаги по степени важности. Ведет их учет и контроль в специальных журналах. Готовит материалы для руководителя. Возможны два варианта организации работы делопроизводителя:
а) в небольшом учреждении делопроизводитель в одиночку выполняет функциональные обязанности;
б) в крупном учреждении - обрабатывает документацию по ограниченному кругу вопросов и в случае необходимости взаимодействует с другими делопроизводителями.
Основная обязанность делопроизводителя - ведение документооборота компании. Делопроизводитель занимается ведением деловой переписки, базы документов, архивом документов, контролем за исполнением документов, обработкой, учетом, регистрацией входящей и исходящей корреспонденции. Также в обязанности делопроизводителя входит работа с оргтехникой, мини АТС.
Личные качества
Делопроизводителю нужны способность к длительной концентрации внимания, хорошая долговременная и оперативная память, эмоциональная устойчивость, высокая помехоустойчивость, а также толерантность к многочисленным контактам, навыки делового общения, конструктивное восприятие критики в свой адрес.
Необходимые качества, обеспечивающие успешность в профессии: умение ладить с людьми. Общительность. Доброжелательность. Эмоциональная устойчивость. Самообладание. Ответственность. Организованность. Хорошая оперативная память. Способность концентрировать и распределять внимание. Хорошая зрительно-моторная координация. Общая культура и правильная речь. Часто - знание иностранного языка.
Квалификационные требования
Делопроизводитель должен иметь высшее образование, в некоторых случаях достаточно среднего специального образования, опыт работы необязателен. Делопроизводитель должен знать основные правила ведения деловой переписки, составления различных деловых писем. Делопроизводитель должен иметь хорошую память, быть грамотным человеком, обладать такими качествами как коммуникабельность, доброжелательность, стрессоустойчивость, организованность, ответственность.
Места работы
Работа в более или менее крупных организациях и учреждениях, ведущих прием посетителей и имеющих документооборот.
Медицинские противопоказания
Деятельность не рекомендуется людям, страдающим следующими заболеваниями: органов дыхания (бронхиальная астма, туберкулез и др.); сердечно-сосудистой системы (порок сердца, гипертония и др.); нервной системы (неврозы, менингит, опухоли и др.).
Профессия делопроизводителя, как правило, имеет средний уровень востребованности на рынке труда, уровень заработной платы - средний.
Образец должностной инструкции делопроизводителя
Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории специалистов.
1.2. На должность делопроизводителя принимается лицо, имеющее:
1) среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование по специальным программам;
1.3. Делопроизводитель должен знать:
1) структуру организации, руководство структурных подразделений;
2) современные информационные технологии работы с документами;
3) порядок работы с документами;
4) схемы документооборота;
5) правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
6) правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;
7) типовые сроки исполнения документов;
8) принципы работы со сроковой картотекой;
9) назначение и технология текущего и предупредительного контроля;
10) правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
11) правила документационного обеспечения деятельности организации;
12) виды документов, их назначение;
13) требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
14) правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
15) правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;
16) системы электронного документооборота;
17) правила и сроки отправки исходящих документов;
18) требования охраны труда;
19) нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
20) виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
21) правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией;
22) порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;
23) правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
24) правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
25) критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;
26) порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов;
27) порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;
28) правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;
29) правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;
30) правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;
31) правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
32) правила передачи дел в архив организации;
33) ……… (другие документы, материалы и т.д.)
1.4. Делопроизводитель должен уметь:
1) работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации;
2) пользоваться базами данных, в том числе удаленными;
3) пользоваться справочно-правовыми системами;
4) пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации;
5) применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;
6) организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
7) осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;
8) разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения;
9) использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;
10) организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;
11) правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;
12) систематизировать документы внутри дела;
13) обеспечивать сохранность и защиту документов организации;
14) пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;
15) оформлять документы экспертной комиссии;
16) оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;
17) производить хронологически-структурную систематизацию дел;
18) осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;
19) составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
20) ……… (другие навыки и умения)
1.5. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:
1) ……… (наименование учредительного документа)
2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)
1.6. Делопроизводитель подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)
1.7. ……… (другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Документационное обеспечение деятельности организации:
1) организация работы с документами;
2) организация текущего хранения документов;
3) организация обработки дел для последующего хранения.
2.2. ……… (другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Делопроизводитель исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции организация работы с документами:
1) осуществляет прием и первичную обработку входящих документов;
2) осуществляет предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;
3) осуществляет подготовку входящих документов для рассмотрения руководителем;
4) производит регистрацию входящих документов;
5) осуществляет организацию доставки документов исполнителям;
6) выполняет ведение базы данных документов организации;
7) выполняет ведение информационно-справочной работы;
8) производит обработку и отправку исходящих документов;
9) организацию работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
10) осуществляет контроль исполнения документов в организации;
3.1.2. В рамках трудовой функции организация текущего хранения документов:
1) осуществляет разработку номенклатуры дел организации;
2) проводит проверку правильности оформления документов и производит отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
3) осуществляет формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;
4) производит формирование дел;
5) выполняет контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела;
3.1.3. В рамках трудовой функции организация обработки дел для последующего хранения:
1) проводит проверку сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
2) составляет внутреннюю опись дел для особо ценных документов;
3) производит оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;
4) производит оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;
5) составляет опись дел постоянного, долговременного сроков хранения;
6) осуществляет передачу дел в архив организации;
3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.5. ……… (другие обязанности)
3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
Делопроизводитель имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.7. ……… (другие права)
5. Ответственность
5.1. Делопроизводитель привлекается к ответственности:
За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
За правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, - в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;
За причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта " ", утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. ……… (другие заключительные положения).
Ведение бумажной работы на предприятии требует особой внимательности, аккуратности и отличной памяти. Всеми этими качествами должен обладать делопроизводитель. Кто это такой, должен знать каждый абитуриент, поскольку данная профессия считается одной из самых перспективных.
Кто такой делопроизводитель и чем он занимается?
В ведении делопроизводителя находятся канцелярские дела управленческого персонала. В принципе, в значительной мере его обязанности пересекаются с такой профессией, как секретарь, поэтому при найме на работу нередко дается описание должности как делопроизводителя-секретаря. Однако это действительно скорее для малых предприятий, не имеющих финансовых ресурсов нанять высококвалифицированного специалиста по документационному обеспечению управления.
Имеет место и обратное: по мере роста бизнеса возникает потребность сразу в нескольких профессионалах-документоведах.
На плечи делопроизводителя ложатся следующие обязанности:
- Соблюдение сохранности важных документов (и, соответственно, уничтожению лишних);
- Надлежащее оформление документов;
- Сбор различной необходимой информации по требованию своего руководителя;
- Ведение архива.
Что должен знать делопроизводитель?
Делопроизводитель обязательно должен обладать следующими знаниями и умениями:
- В совершенстве разбираться в гражданском трудовом законодательстве;
- Хорошо знать структуру учреждения, в котором он работает;
- Уметь принимать всю входящую на предприятие корреспонденцию, правильно ее регистрировать и перенаправлять в соответствующие отделы;
- Знать, как правильно заполнять регистрационные карточки и передавать согласно с резолюцией руководителя документы на исполнение;
- Уметь следить за порядком исполнения документации;
- Понимать, как производится отправка исходящих документов;
- Знать, какие документы подлежат длительному или краткосрочному хранению в архиве предприятия, а какие следует уничтожить;
- Разбираться в грифах доступа к различным документам (например, «для служебного пользования», «коммерческая тайна»);
- Владеть навыками ведения номенклатуры дел.
Среди прочих навыков, не лишними будут десятипальцевый набор текста на клавиатуре, уверенное знание ПК и умение свободно обращаться с современной офисной техникой. Иногда предъявляется требование знать один из иностранных языков.
В работе служащий будет руководствоваться правилами внутреннего трудового распорядка и приказами своего начальства.
Как производится прием корреспонденции?
Пожалуй, главное, с чем приходится сталкиваться делопроизводителю - принимать протоки входящей документации как от дочерних, так и от вышестоящих организаций, от рядовых граждан и других предприятий. Порядок приема писем имеет четкую последовательность действий, отступать от которой не рекомендуется:
- Предварительная обработка документов. Служащий должен проверить, не повреждены ли входящие документы. Для этого все письма, кроме личных, подлежат вскрытию. Помимо целостности, уточняется правильность доставки. После этого на входящих бумагах проставляется особый регистрационный штамп и отмечается дата приема в канцелярию;
- Сортировка бумаг по адресатам - т. е. по отдельным подразделениям компании, а также руководителям;
- Предварительное рассмотрение - на этом этапе уже личные секретари руководителей отделов прочитывают входящие документы и принимают решение, какие из них стоит положить на стол руководителю (обычно это каждое пятое письмо). При необходимости делается выписка из других документов, если это необходимо для прояснения истории вопроса;
- Начальник, рассмотрев документ, принимает по нему свое решение, указав его в виде резолюции;
- Делопроизводитель должен тщательно блюсти соблюдение резолюций руководителей, не допуская срыва указанных в них сроков.
Чем занимается делопроизводитель в детском саду?
Делопроизводство в заведениях, специализирующихся на воспитании детей-дошкольников, строится на принципах, присущих ведению документов в любой другой отрасли, с некоторой своей спецификой. В частности, делопроизводитель в детском саду обязан:
- Своевременно и точно составлять должностные инструкции для воспитателей;
- Подавать документы в отдел образования;
- Вести приказы о зачислении детей согласно очереди;
- Составлять документы по кадровому составу (отпуска, пенсии и т. д.);
- Работать со сторонними государственными службами (водоканал и другие);
- Могут возложить работу по ведению официальной страницы учреждения в сети Интернет.
Среди особенностей работы в детском саду - сравнительно небольшая заработная плата, по сравнению с аналогичными должностями в коммерческих учреждениях. Однако есть и свои плюсы:
- Отпуск регулярно предоставляется летом, когда садик закрыт;
- Некоторые заведения предоставляют своим сотрудникам бесплатное питание;
- Если у делопроизводителя есть ребенок, он будет иметь более высокие шансы без очереди попасть в садик.
Для того чтобы заполучить эту работу, достаточно иметь среднее специальное образование по профилю, а также опыт работы по специальности. В работе служащий будет среди прочего основывать свои решения на Уставе, который должен иметь каждый детский сад.
Где обучают данной специальности?
В зависимости от того, каким запасом времени и денежных средств обладает человек, существует несколько вариантов постижения азов профессии делопроизводителя:
- На соответствующих учебных курсах - длятся от сорока часов и более, отличаются большой гибкостью и разнообразием учебных программ;
- В учреждениях среднего профессионального образования - обучение по специальности «Документоведение и архивоведение» составляет 2 года 5 месяцев, если абитуриент изволил пойти учиться после девятого класса. Прием, как правило, осуществляется без экзаменов;
- В учреждениях высшего образования - такую возможность предоставляют почти все гуманитарные вузы, включая крупнейшие в России - МГУКИ, РАНХиГС, РГГУ и другие - которые имеют соответствующий факультет документоведения. Высшее образование дает возможность стать претендентом на высокооплачиваемую позицию в крупной компании, получивший его человек становится экспертом в области делопроизводства. Он сможет принимать деятельное участие в разработке стандартов документации, предлагать свои варианты по рационализации канцелярской деятельности предприятия и т. д.
От качества документационной работы на предприятии зависит как полнота и своевременность информирования руководства, так и точность исполнения его приказов. Поэтому так важно, чтобы в компании был грамотный делопроизводитель. Кто это такой, все-таки? Это правая рука руководителя и один из самых важных людей в бизнесе.
Делопроизводитель – очень важная должность на любом предприятии. От его грамотности и оперативности зависит организация документооборота в организации. А это влияет на работу структурных подразделений, своевременное принятие важных решений со стороны руководства.
Где работает делопроизводитель
Делопроизводитель – востребованная профессия. Практически ни одна крупная компания не может обойтись без этого сотрудника.
Подобный сотрудник нужен в любой организации, где присутствует большой документооборот , за которым должен кто-то следить: регистрировать, сортировать, архивировать и найти в любой момент необходимую бумажку.
Например, в школе работник занимается ведением дел всех учащихся : регистрацией, внесение информации в компьютерную базу и последующим архивированием.
Очень важен такой сотрудник в судебных инстанциях – где поток документации просто огромен. Ни одной солидной компании не обойтись без данной штатной единицы, будь это промышленная компания, справочная служба, институт, культурное учреждение, юридическая консультация и прочие учреждения.
Чем отличается от секретаря
На первый взгляд кажется, что эти две должности ни чем не отличаются друг от друга, но это если рассматривать круг обязанностей секретаря-делопроизводителя на маленьком предприятии.
В больших компаниях эти две профессии четко отделены друг от друга. При этом в штате может быть не одна единица делопроизводителя или секретаря.
Чтобы понять разницу между этими работниками нужно понимать, чем конкретно каждый занимается на предприятии.
Слово «секретарь» имеет латинские корни, в переводе означающие «секрет». То есть это доверенное лицо, приближенное к руководителю. Круг обязанностей достаточно разнообразен, в зависимости от сферы деятельности организации:
- прием и регистрации входящих звонков. Соединение абонента с отделом или должностным лицом на предприятии;
- организация работы в приемной руководителя: запись и прием посетителей;
- регулирование рабочего графика руководителя: планирование и напоминание о встречах, организация совещаний и тому подобное;
- обслуживание начальника: подача чая, кофе, бутербродов и подобное;
- выполнение мелких поручений директора;
- контроль наличия у директора необходимых для работы канцтоваров и прочих вещей;
- организация командировок: бронирование билетов и гостиничных номеров, проверка наличия и соответствующего заполнения сопроводительных документов.
Во многих организациях секретарь – это помощник руководителя . Должность очень многофункциональна в отличие от делопроизводителя, который занимается только «бумажной» работой .
Секретарь постоянно общается с людьми, делопроизводитель – с документами. Любой секретарь может заниматься перепиской и оформлением входящей или исходящей документации, но это не является его основной обязанностью, она лишь дополнят круг остальных функций.
Очень часто руководители предприятий предпочитают нанять одного сотрудника, который будет совмещать функции секретаря и делопроизводителя. Это совершенно неверный подход в организации работы, приемлемый только для очень маленьких фирм
.
Делопроизводитель должен в первую очередь следить и контролировать все документационные потоки предприятия . Полноценно выполнить такую функцию будет тяжело, если придется бесконечно сидеть на телефоне, бегать по поручениям директора и заваривать кофе ему и сотрудникам офиса.
Квалифицированный сотрудник не только контролирует деловую корреспонденцию на предприятии, но занимается содержанием ее архива.
В зависимости от особенностей деятельности предприятия у делопроизводителя может быть разнообразный круг обязанностей:
- Регистрация входящей и исходящей деловой переписки;
- Сортировка корреспонденции по степени важности и подразделениям;
- Ведение конструктивной переписки;
- Создание документальной базы предприятия;
- Ведение бумажного и электронного реестра;
- Контроль своевременного исполнения предписаний, назначенных в документах;
- После резолюции директора, доведение информации до структурных подразделений;
- Выдача справок или копии документов в соответствии с поступающими запросами;
- Рассылка деловой переписки по адресатам;
- Обеспечение хранения документов, систематизация их для оптимизации поиска;
- Составление архива.
Чем крупнее организация, чем больше в ней структурных подразделений, тем нужнее организация делопроизводства. В корпорациях может быть целый отдел сотрудников, занимающихся «бумажной» работой в различных направлениях, следовательно, обязанности у них будут разными.
Например, в компаниях, имеющих иностранных партнеров обязанности делопроизводителя могут включить перевод поступающей корреспонденции .
Требования к сотруднику
Прошли те времена, когда профессия делопроизводителя или секретаря относилась к низко квалифицированным должностям, не требующим особых навыков, знаний и умений. Сейчас это ответственная должность, на которую чаще всего подбираются кандидаты, имеющие высшее образование.
От квалифицированной работы сотрудника зависит нормальное функционирование организации, поэтому работник должен обладать следующими личными качествами:
- великолепная память;
- дотошность и терпеливость;
- аккуратность;
- самообладание;
- деловой стиль общения;
- само организованность и самодисциплина;
- педантичность;
- высокая концентрация внимания;
- эмоциональная устойчивость;
- высокий уровень ответственности.
Кроме индивидуальных требований, к сотруднику обязательно предъявляются квалификационные запросы:
- высшее образование. Для солидных учреждений – документоведение, архивоведение;
- умелое владение персональным компьютером, офисной техникой;
- знания правильного ведения документооборота: оформление и регистрация, составление реестров, правильного хранения документов, их архивирования и прочие навыки;
- умение налаживать коммуникационные связи между различными подразделениями и структурами, умелое общение с клиентами и сторонними организациями;
- опыт работы (данное требование не всегда присутствует, но при наличии нескольких претендентов на должность предыдущий опыт является большим плюсом);
- знание языков (подобные запросы предъявляют компании с иностранным вложением капитала либо ведущие внешне экономическую деятельность).
Важные положения должностной инструкции
При поступлении на работу каждый сотрудник должен иметь первоначальное знание о возложенных на него обязанностях . Подобная информация берется из должностной инструкции. Это документ, в котором подробно прописаны все функциональные обязанности работника, его ответственность за их ненадлежащее исполнение и права.
Конечно, руководитель может не подписывать данный документ с трудящимся, но тогда он не сможет требовать четкого исполнения определенного набора дел, а тем более наказывать или штрафовать за невыполнение определенных задач.
Поэтому должностная инструкция это важный документ, как для руководителя организации, так и для ее сотрудников.
Стандартная инструкция включает в себя следующие пункты:
- Общие положения. Данный параграф определяет что делопроизводитель – это категория технических исполнителей. Затем в нем четко прописываются квалификационные требования к занимаемой должности, особенности назначения и снятия с должности. Непосредственное подчинение сотрудника. Какими знаниями и навыками он должен руководствоваться при осуществлении своей деятельности. Очень важным моментом является пункт о возложении обязанностей делопроизводителя во время его отсутствия на другого сотрудника.
- Функциональные обязанности работника.
- Права работника. Сотрудник имеет права участвовать в разработке проектов, касающихся его сферы деятельности, вносить предложения по усовершенствованию своих обязанностей, по согласию руководства задействовать других сотрудников в работе.
- Ответственность. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей делопроизводитель будет нести ответственность в соответствии с действующим законодательством и нормативами, принятыми на предприятии.
- Заключительные положения определяю дату подписания документа и составление его в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.
Делопроизводитель – это престижная профессия. Сейчас многие высшие учебные заведения открывают курсы по специальности «Документоведение и архивоведение». Это говорит о том, что специальность востребована. В зависимости от опыта работы и квалификации заработная плата такого специалиста может быть на уровне менеджера среднего или даже высшего состава.
Видео содержит интересную и подробную информацию о ведении документооборота в делопроизводстве, что является прямо обязанностью этого сотрудника.