• Domov
  •  > 
  • Obchod s chlebom
  •  > 
  • Výmena elektronických dokumentov medzi informačnými systémami podľa štandardov CommerceML. Elektronický tok dokumentov medzi organizáciami: ako to funguje? Faktúra: odosielanie a prijímanie

Výmena elektronických dokumentov medzi informačnými systémami podľa štandardov CommerceML. Elektronický tok dokumentov medzi organizáciami: ako to funguje? Faktúra: odosielanie a prijímanie

Zástupca generálneho riaditeľa Taxkom LLC

Prevažná väčšina účtovníkov používa špecializované počítačové programy a daňovému úradu a fondom podáva elektronické výkazy. Prečo teda nekomunikovať „elektronicky“ so svojimi protistranami? Prečo tlačiť stohy papiera, keď môžete vytvárať a ukladať elektronické dokumenty? Ako na to nám povedala spoločnosť, ktorá poskytuje služby elektronickej správy dokumentov.

Igor Vladimirovič, povedzte nám, prosím, čo je elektronická správa dokumentov?

I.V. Murashkintsev: Elektronická správa dokumentov je spôsob organizácie práce s dokumentmi, kedy sa väčšina ich originálov generuje v elektronickej podobe, bez použitia papierových médií. Upozorňujeme, že pri takomto toku dokumentov sa originály vytvárajú v elektronickej forme, a nie iba elektronické kópie papierových dokumentov. Elektronické dokumenty v schválených formátoch je možné zostaviť vo väčšine účtovných programov. Ale na to, aby bol elektronický dokument právne významný, musí spĺňať nielen schválené formáty a mať povinné náležitosti, ale musí byť aj podpísaný elektronickým podpisom.

Po vytvorení dokumentu ho môžete okamžite podpísať elektronickým podpisom v mnohých, aj keď nie vo všetkých, účtovných programoch.

Ak je elektronický dokument zaslaný protistrane, musí byť zaslaný v súlade s postupom pre výmenu elektronických dokumentov.

Aký je tento postup pri výmene elektronických dokumentov? Aký typ elektronického podpisu by mal byť podpísaný elektronický dokument?

Ďakujeme hlavnému účtovníkovi LLC „Firma „ANIS-98““ za navrhovanú tému rozhovoru Oľga Vladimirovna Saltyková, Mesto Moskva.

I.V. Murashkintsev: Toto poradie bude pre rôzne dokumenty odlišné. Elektronické faktúry majú špeciálne, prísnejšie požiadavky. Musia byť podpísané vylepšeným kvalifikovaným elektronickým podpisom a odoslané prostredníctvom prevádzkovateľa elektronickej správy dokumentov Objednávka, schválená Výnosom Ministerstva financií zo dňa 25. apríla 2011 č. 50n.

Vylepšený kvalifikovaný elektronický podpis je obdobou pečate organizácie spolu s podpisom zodpovednej osoby. Je sprevádzaný certifikátom kvalifikovaného overovacieho kľúča. Takéto elektronické podpisy môžu vydávať iba akreditované certifikačné centrá Zákon zo 6. apríla 2011 č. 63-FZ. Dokumenty, ktoré boli podpísané elektronickým digitálnym podpisom podľa starého zákona EDS, ktorý od 1. júla už nebude platný Zákon z 10. januára 2002 č.1-FZ, sa považujú za podpísané vylepšeným kvalifikovaným elektronickým podpisom.

V určitých odvetviach, napríklad pri výrobe šperkov, je vhodné preniesť cez operátora nielen externé, ale aj niektoré interné dokumenty organizácie. Interné dokumenty zvyčajne nie je potrebné podpisovať vylepšeným kvalifikovaným podpisom. Podľa uváženia samotnej organizácie môže postačovať posilnený nekvalifikovaný alebo dokonca jednoduchý elektronický podpis.

Vylepšené nekvalifikované podpisy vydávajú aj certifikačné centrá a môžu byť lacnejšie ako kvalifikované. Jednoduchý podpis je šifra alebo heslo, ktoré umožňuje identifikovať tvorcu dokumentu. Takýto podpis môžete pridať pomocou počítačového programu a bude to vyžadovať menšie náklady ako nákup vylepšeného podpisu.

Externé dokumenty, okrem faktúr, je možné poslať protistranám jednoduchým e-mailom. Po dohode zmluvných strán môžu byť podpísané buď vylepšeným kvalifikovaným alebo vylepšeným nekvalifikovaným elektronickým podpisom. Používanie špeciálneho systému elektronickej správy dokumentov je však pohodlnejšie, pretože vám umožňuje okamžite dostať upozornenie, že váš partner dostal dokument. Ten ju zase môže okamžite podpísať a poslať vám.

Aký je najlepší spôsob, ako začať s implementáciou elektronickej správy dokumentov?

I.V. Murashkintsev: Spoločnosti, ktoré majú veľa protistrán a veľký objem toku externých dokumentov, sa zvyčajne rozhodnú prejsť na používanie elektronických dokumentov. Keďže výmena elektronických dokumentov, najmä faktúr, je možná len po vzájomnej dohode zmluvných strán odsek 1 čl. 169 Daňový poriadok Ruskej federácie, potom musíte najskôr prediskutovať možnosť prechodu na elektronickú správu dokumentov s vašimi bežnými protistranami. Potom si musíte vybrať prevádzkovateľa elektronickej správy dokumentov a uzavrieť s ním zmluvu. Zoznam prevádzkovateľov elektronickej správy dokumentov zahrnutých do Trust Network Federálnej daňovej služby je zverejnený na Webová stránka Federálnej daňovej služby .

Aké kritériá by ste mali hľadať pri výbere operátora?

I.V. Murashkintsev: Operátori elektronickej správy dokumentov spravidla poskytujú možnosť výmeny elektronických dokumentov s viacerými protistranami v testovacom režime. Počas takejto „skúšobnej prevádzky“ budete vedieť pochopiť, ktoré rozhranie je pre vás pohodlnejšie a či bude ľahké skombinovať váš účtovný program so systémom správy dokumentov operátora.

Čím náročnejšie je skombinovať účtovný program so systémom elektronickej správy dokumentov, tým vyššie budú náklady na implementáciu systému. Venujte prosím pozornosť aj cene zasielania elektronických dokumentov. Preposielanie sa zvyčajne platí rovnakým spôsobom ako pri mobilnej komunikácii: platí „volajúci“, teda odosielateľ elektronického dokumentu. Elektronické dokumenty je často potrebné posielať ako súpravu. V tomto prípade môže byť spoplatnené zaslanie balíka dokumentov, napríklad faktúry a potvrdenia o vykonaní práce alebo faktúry.

Je potrebné súčasne uzavrieť zmluvu s certifikačným centrom - organizáciou, ktorá vydáva elektronické podpisy?

I.V. Murashkintsev: Toto je povinné pre externý tok dokumentov. Certifikačné centrum musí poskytnúť všetkým účastníkom toku dokumentov elektronické podpisy. Spoločnosti, ktoré podávajú výkazy elektronicky, už takéto zmluvy uzavreli. Ak používate iba interný tok dokumentov, závisí to od vášho želania. Interné dokumenty je možné podpisovať jednoduchým elektronickým podpisom, pričom v tomto prípade nie je potrebné uzatvárať zmluvu s certifikačnou autoritou.

Môžu protistrany používať rôzne systémy elektronickej správy dokumentov? Alebo je možné prijímať dokumenty iba vtedy, ak ich váš partner poslal prostredníctvom rovnakého operátora?

I.V. Murashkintsev: V súčasnosti žiaľ interný roaming medzi operátormi neexistuje. Preto, aby ste mohli prijímať dokumenty, musíte sa pripojiť k rovnakému operátorovi ako spoločnosť, ktorá odosiela dokumenty. Ak teda vaše protistrany pracujú prostredníctvom rôznych operátorov, na výmenu dokumentov s protistranami budete musieť uzavrieť dohodu s každým z operátorov.

Dúfame, že roaming bude fungovať ešte v tomto roku a následne bude možné akceptovať dokumenty zasielané cez iných operátorov.

Je potrebné v zmluvách s protistranami osobitne upravovať používanie systému elektronickej správy dokumentov?

I.V. Murashkintsev: Nie, toto robiť nemusíte. Stačí si vymieňať bežné emaily (nemusia byť certifikované elektronickým podpisom) alebo papierové listy faxom, kde je potvrdený súhlas s používaním elektronických dokumentov. List Ministerstva financií zo dňa 01.08.2011 č. 03-07-09/26. Alebo napríklad jedna z protistrán môže prostredníctvom svojho operátora pozvať ďalšiu, ako sa to stáva pri pozývaní „priateľov“ na sociálne siete, a druhá môže toto pozvanie prijať. Ak však vaša protistrana nechce dostávať dokumenty elektronicky, budete jej musieť naďalej posielať papierové dokumenty.

No dohodli sme sa s partnermi, vybrali operátora alebo aj viacerých operátorov. Čo urobiť ďalej?

I.V. Murashkintsev: Teraz musíme prispôsobiť obchodné procesy spoločnosti implementácii elektronickej správy dokumentov pri práci s dodávateľmi:

vypracovať a schváliť postup pre správu elektronických dokumentov;
vymenovať osoby zodpovedné za jej údržbu;
organizovať elektronický archív prijatých a odoslaných dokumentov;
predpísať v účtovnej politike pravidlá pre vytváranie, prijímanie a uchovávanie elektronických dokumentov, určiť osoby zodpovedné za generovanie a podpisovanie elektronických dokumentov.

Každý zamestnanec, ktorý je oprávnený podpisovať elektronické dokumenty, musí byť vybavený elektronickým podpisom, pretože svoj podpis nemôžete preniesť na iné osoby.

Potrebujem tlačiť a uchovávať elektronické dokumenty v papierovej forme?

I.V. Murashkintsev: Nie, nie je to potrebné, aj keď mnohí to naďalej robia staromódnym spôsobom. Všetky odoslané a prijaté elektronické dokumenty sú uložené v elektronickom archíve. A váš elektronický archív by mal byť usporiadaný tak, aby ste v prípade potreby, napríklad na žiadosť daňovej inšpekcie, mohli rýchlo nájsť požadované dokumenty a poslať ich inšpekcii elektronicky, rovnako ako sa teraz prenáša elektronické hlásenie .

A ak daňový úrad alebo audítor požiada o papierovú kópiu elektronického dokumentu, bude zrejmé, že ide o kópiu elektronického dokumentu a že elektronický dokument je podpísaný zmluvnými stranami?

I.V. Murashkintsev: Elektronický dokument si môžete vytlačiť a získať papierovú kópiu. Táto kópia bude automaticky vytlačená, že ide o papierovú kópiu elektronického dokumentu a originál podpísali strany elektronicky. Papierová kópia, ak je riadne vyhotovená, t. j. overená podpisom a pečiatkou organizácie alebo notársky overená, sa môže použiť rovnako ako kópia pôvodného papierového dokumentu.

Môžu byť všetky dokumenty vytvorené elektronicky?

I.V. Murashkintsev: Dokumenty je možné vytvárať v papierovej aj elektronickej forme. Ak je elektronický dokument podpísaný kvalifikovaným elektronickým podpisom, je ekvivalentom papierového dokumentu podpísaného rukou odsek 5 čl. 9 zákona zo 6. decembra 2011 č. 402-FZ; odsek 1 čl. 6 zákona zo dňa 04.06.2011 č. 63-FZ. Existujú elektronické formáty schválené Federálnou daňovou službou pre faktúru, nákladný list TORG-12 a osvedčenie o vykonaní práce. Ostatné dokumenty môžu byť vytvorené v akomkoľvek formáte, ako je text alebo pdf.

Existuje však dokument, ktorý musí byť vypracovaný na papieri. Toto je nákladný list. Možnosť elektronického čítania počas cestovania zatiaľ nie je možné poskytnúť.

Okrem toho dokumenty upravujúce vzťah medzi zamestnávateľom a zamestnancom, napríklad žiadosť o zamestnanie, pracovná zmluva, musia byť vyhotovené aj v papierovej forme.

Aké sú požiadavky na zariadenia a počítače pripojené k systému elektronickej správy dokumentov?

I.V. Murashkintsev: Rovnako ako pri počítačoch, z ktorých sa elektronické hlásenia posielajú daňovému úradu a iným regulačným orgánom. Každé pracovisko pripojené do systému elektronickej správy dokumentov musí mať stabilný internetový kanál a musí byť nainštalovaný program Crypto-Pro alebo iný podobný program na prácu s elektronickými kľúčmi.

Aké nebezpečenstvá môžu vzniknúť pri vytváraní a odosielaní elektronických dokumentov a ako sa im vyhnúť?

I.V. Murashkintsev: Podľa mňa žiadne vážne nebezpečenstvo nehrozí. Jedine, že si treba dávať veľký pozor, robiť všetko načas a nerobiť chyby v elektronických dokumentoch, najmä faktúrach. Predpisy pre vystavovanie a zasielanie faktúr sú veľmi prísne. A na opravu chyby v predloženej faktúre musíte znova odoslať opravenú faktúru.

Nemôžete však zaúčtovať novú faktúru s dátumom, ktorý už uplynul.

V účtovnom programe prebieha priebežné číslovanie faktúr. Nezáleží na tom, či posielate papierové alebo elektronické faktúry a či využívate jedného alebo viacerých prepravcov.

Aké sú približné náklady na odoslanie a prijatie elektronického dokumentu?

I.V. Murashkintsev: Stabilná cena na trhu týchto služieb sa ešte len rodí. Dnes sa môže pohybovať od 1 do 5 rubľov. na odoslanie jedného elektronického dokumentu. Niektorí operátori si navyše účtujú predplatné. Prijímanie elektronických dokumentov je zvyčajne bezplatné.

V každom prípade je to lacnejšie ako posielanie dokumentov klasickou poštou, najmä na veľké vzdialenosti. Navyše znižuje náklady na tlač a skladovanie papierových dokumentov.

Podľa recenzií od spoločností, ktoré začali implementovať elektronickú správu dokumentov, úspory pri prechode na elektronickú výmenu dokumentov s protistranami môžu predstavovať približne 2 % z hrubého obratu spoločnosti.

Nedávno som implementoval elektronickú správu dokumentov pre jedného z mojich klientov. V tomto procese som musel vysvetliť veľa pojmov, povedať, čo to je, ako systémy tohto typu fungujú. A až potom bol schopný pochopiť podstatu mojich návrhov a schválil plán práce. Počas diskusie som si uvedomil, že na túto tému bolo napísané veľmi málo jednoduchým jazykom pre široký okruh čitateľov. Ako obvykle, pokúsim sa tento pojem vysvetliť jednoduchým jazykom.

Je dôležité pochopiť, že existujú dva typy toku dokumentov – interný (EDMS) a externý (EDM). EDI a EDMS v zásade zdieľajú tieto pojmy v Ruskej federácii. To znamená, že ak hľadáte systém na výmenu s protistranami, musíte hľadať EDI, ak interný tok dokumentov, potom EDMS.

V tomto článku chcem hovoriť o externom toku elektronických dokumentov medzi spoločnosťou a jej protistranami. Interné elektronické systémy správy dokumentov sa používajú na výmenu dokumentov medzi oddeleniami jednej spoločnosti, vzťahujú sa na ne mierne odlišné požiadavky. Ale nebudem ich tu uvažovať.

Prečo potrebujete elektronickú správu dokumentov?

Elektronická správa dokumentov je modernou a pohodlnou alternatívou k bežným papierovým dokumentom, ktoré sa používajú na akýkoľvek typ obchodnej činnosti.

Tradičný tok dokumentov je spojený s konštantnými časovými oneskoreniami. Na začatie spolupráce s klientom potrebujete faktúru, často aj dohodu a následne podpísané faktúry, potvrdenia o vykonaných prácach atď. Všetky tieto dokumenty sú schválené, sú vytlačené, podpísané a zapečatené. Potom je potrebné ich previesť na obchodného partnera, kde prechádzajú aj procesom schvaľovania a podpisu.

Ďalej sú dokumenty s podpismi naskenované a odoslané e-mailom. Potom sú originály odoslané kuriérom, zamestnancami alebo klasickou poštou. To všetko zaberá značné množstvo času, papierové dokumenty sa niekedy strácajú a vyžadujú si opravy (čo ešte viac spomaľuje proces prijímania dokumentov). A na ich skladovanie sú často vyčlenené celé miestnosti. Výsledkom je, že podnik zažíva veľa nepríjemností, uzatváranie transakcií sa oneskoruje a vznikajú problémy s účtovníctvom, pretože na konci vykazovaného obdobia sú papiere stále niekde „v tranzite“. A ak sa po podpise niektorou zo strán v zmluve zistili kontroverzné klauzuly alebo sa našla chyba v účtovnej dokumentácii, tak sa proces získania správneho papierového dokladu natiahne ešte ďalej, niekedy aj na mesiace.

Elektronická správa dokumentov vám umožní zbaviť sa všetkých týchto nepríjemností:

  • Všetky dokumenty sú „podpísané“ elektronicky pomocou digitálnych podpisov. Je to rýchle a jednoduché.
  • Ak chcete získať papierovú kópiu, jednoducho vytlačte kópiu. Záujemcovia dostanú všetku dokumentáciu okamžite, bez dlhého čakania na listy alebo kuriérov.
  • K uzatváraniu zmlúv a potvrdeniu o ukončení spolupráce (faktúr a úkonov) dochádza bez prieťahov a dodatočného úsilia zo strany zamestnancov.
  • Znižuje sa vplyv ľudského faktora na podnikanie: dokumenty sa nestrácajú, chyby sa opravujú v krátkom čase.
  • Nie je potrebné prideľovať užitočný priestor na ukladanie viacerých papierových dokumentov.

Okrem toho elektronická správa dokumentov umožňuje riešiť problém vykazovania podnikov štátu. Predtým sa dokumenty akceptovali len v papierovej forme a zamestnanci firmy trávili dlhé hodiny cestovaním na daňový úrad, stáli v radoch za kontrolórom a kontrolóri zase vybavovali množstvo papierov, aby skontrolovali správnosť výkazu a zadávať údaje do spoločnej databázy.

Teraz je možné všetky tieto problémy vyriešiť aj pomocou elektronickej správy dokumentov. Je dôležité pochopiť, že daňová služba prijíma správy a dokumenty prísne stanoveného formátu v elektronickej forme. Iný formát nebude akceptovaný. Preto pri zavádzaní elektronickej správy dokumentov má zmysel skontrolovať formát internej dokumentácie spoločnosti a v prípade potreby vykonať príslušné úpravy šablón dokumentov.

V prvej fáze začal štát prijímať daňové priznania elektronicky. Technika sa ukázala ako úspešná. A najnovšie sú všetky dokumenty akceptované aj elektronicky.

Z čoho pozostáva elektronická správa dokumentov?

Na tomto type toku dokumentov sú zapojené 4 strany:

  1. Dodávateľ tovarov alebo služieb. Strana, ktorá generuje elektronický dokument.
  2. Kupujúci alebo klient. Strana, ktorá prijíma elektronický dokument.
  3. Dodávateľská spoločnosť, ktorá poskytuje elektronickú platformu na výmenu dokumentov a služby na organizáciu elektronickej správy dokumentov.
  4. Štát. Vládne orgány, ktorým predávajúca spoločnosť prenáša údaje o zaznamenaných transakciách a vykonaných dokumentoch.

Ako sa to realizuje v praxi:

  1. Dodávateľ tovaru alebo služby vygeneruje elektronický doklad vo vlastnom účtovnom systéme alebo priamo v službe poskytovanej predávajúcim.
  2. Dokument v rámci služby je okamžite odoslaný prijímajúcej spoločnosti, ktorá ho dostane buď priamo v službe, alebo vo vlastnom programe napojenom na službu.
  3. Platforma zaznamenáva údaje o dokumente.
  4. Po „podpísaní“ (potvrdení) príjemcom sú údaje dokumentu odoslané daňovému úradu.

Fakt odoslania a prijatia dokumentu sa teda automaticky zaznamená. Na rozdiel od papierových balíkov s dokumentmi, ktoré prenášajú zamestnanci spoločnosti, kuriérske alebo poštové služby, nie je možné dokument neprijať alebo ho elektronicky stratiť. Skutočnosť včasného prijatia dokumentu do elektronického systému sa zaznamenáva automaticky; tieto údaje je možné použiť v prípade sporu aj na súde.

Taktiež informácie o dokumentoch podpísaných na oboch stranách sa automaticky prenášajú na daňové úrady, čo znižuje pravdepodobnosť účtovných chýb, stratených papierových kópií alebo nezaradenia niektorej transakcie do výkazu, čo v budúcnosti eliminuje prípadné pokuty a iné problémy s daňové úrady spojené s ľudským faktorom a také bežné pri využívaní správy papierových dokumentov.

Pri toku papierových dokumentov je pre manažéra spoločnosti ťažké kontrolovať včasné prijatie každého dokumentu. Najčastejšie sa tieto problémy riešia na úrovni účtovníkov, kuriérov a obchodných manažérov. V dôsledku toho sa papierové originály nie vždy dostanú k účtovníkovi pred koncom vykazovaného obdobia. A to, ak je skontrolované, môže viesť k pokutám a iným problémom.

Pre elektronickú správu dokumentov:

  • Originál dokumentu je doručený okamžite. Nie je núdza o poštovné, kuriérov ani manažérov. Neexistujú žiadne oneskorenia ani súvisiace problémy.
  • Vedúci spoločnosti môže kedykoľvek presne skontrolovať, kedy bol dokument odoslaný a prijatý. A v prípade problémov spojených s nedostatkom dôležitej dokumentácie zamestnanci nemajú možnosť presunúť zodpovednosť za svoje chyby na „zlý výkon pošty“ a iné vonkajšie faktory. To chápu aj samotní zamestnanci spoločnosti. Preto sa oneskorenia a problémy s odosielaním/prijímaním dokumentov po implementácii tohto systému stávajú extrémne zriedkavými.

Pre realizáciu spolupráce prostredníctvom elektronickej správy dokumentov je potrebné, aby obe strany používali softvér napojený na nejakú platformu správy dokumentov. Alebo môže jedna alebo obe strany pracovať priamo v službe na odosielaní a prijímaní dokumentov.

Elektronický podpis

Na organizovanie elektronickej výmeny dokumentov je potrebný vysoký stupeň bezpečnosti a ochrany. Všetky služby správy elektronických dokumentov využívajú zabezpečené pripojenie, šifrovanie údajov a používajú elektronický digitálny podpis na potvrdenie pravosti odosielaného dokumentu.

Digitálny podpis je špeciálny „elektronický kľúč“, ktorý vytvára jedinečný digitálny kód pomocou matematického spracovania údajov z užívateľského certifikátu a elektronického dokumentu. Verejné certifikáty sa používajú na overovanie a potvrdzovanie podpisov. A na generovanie (podpisovanie) - osobný dôverný „kľúč používateľa“.

Platformy toku dokumentov (služby)

V súčasnosti existuje široká škála platforiem poskytujúcich služby správy dokumentov. Ide o Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Diadok a mnohé ďalšie. Všetky vykonávajú približne rovnaké funkcie:

  • Príjem elektronického dokumentu od užívateľa.
  • Odoslané príjemcovi na jeho účet alebo prenesené do určeného systému, ak príjemca pracuje s inou službou.
  • Evidencia údajov o doklade a zásielke.

Pri výbere systému pre vašu spoločnosť je najdôležitejšie zvážiť preferencie vašich zákazníkov. Tu je dôležité, aby ste buď pracovali v rovnakom systéme ako klient, ktorý je pre vás dôležitý, alebo služba musí mať schopnosť integrácie (výmena údajov) medzi vaším systémom a podobnou platformou, ktorú váš klient používa.

V niektorých prípadoch sa vám podarí presvedčiť kupujúceho, aby začal pracovať s platformou, ktorá je pre vás výhodná. Ale veľmi často, najmä pri rozbiehaní spolupráce s veľkými obchodnými reťazcami a podnikmi, si už dávno vybrali a jednou z podmienok spolupráce je schopnosť pracovať s určitou platformou elektronickej správy dokumentov.

EDI a EDI systémy: aký je rozdiel?

Pri výbere systému správy dokumentov sa mnohí používatelia stretávajú aj so systémami, ktoré sa nestavia ako EDI, t.j. „elektronická správa dokumentov“, ale ako EDI (tok dokumentov pre maloobchod).

EDI systémy sú špeciálnym prípadom elektronickej správy dokumentov. Sú zamerané na výmenu dát s obchodnými partnermi alebo divíziami distribučnej siete. Ak sa vo všeobecnosti akékoľvek typy právne významných dokumentov vykonávajú prostredníctvom toku dokumentov, potom sa tu implementuje rýchla výmena obchodných informácií medzi organizáciami vrátane právne významných dokumentov potrebných na obchodné operácie.

Bežná správa elektronických dokumentov umožňuje používanie akýchkoľvek typov dokumentov v akomkoľvek formáte vyhovujúcom stranám. Pri používaní EDI je zoznam možných dokumentov a ich formát prísne regulovaný. Neexistuje žiadny spôsob, ako vygenerovať a preniesť dokument v internom formáte spoločnosti alebo ktorý priamo nesúvisí s obchodnými operáciami. O tom, ako EDI funguje, prečo sa využíva len v obchode a aké sú jeho výhody, vám poviem v jednom z nasledujúcich článkov.

Integrácia s 1C a inými účtovnými systémami

Pre efektívne fungovanie elektronickej správy dokumentov je veľmi dôležité, aby platforma, ktorú si vyberiete, podporovala integráciu s vaším účtovným systémom.

Prečo je to potrebné:

  • Zamestnanci spoločnosti vytvárajú doklady v podnikovom účtovnom systéme;
  • Po vygenerovaní sa dokument automaticky prenesie v rámci systému manažérovi alebo účtovníkovi na podpis;
  • Dokument overený a potvrdený konateľom musí byť predložený bez skreslenia alebo manuálneho zadávania údajov, t.j. dodatočné časové náklady a možné chyby v službe elektronickej správy dokumentov;
  • Ak je implementovaný správne, prenos údajov sa uskutoční automaticky. Po kliknutí na tlačidlo „Odoslať dokument“ sa dokument automaticky pretransformuje do podoby potrebnej pre systém elektronickej správy dokumentov a odošle sa do služby, kde sa dokument zaznamená a odošle príjemcovi.

Je veľmi dôležité, aby váš účtovný systém mal po servisnej stránke hotové riešenie, na základe ktorého budú schopní vaši špecialisti implementovať potrebný doplnok účtovného programu. Ak takéto riešenie neexistuje, je lepšie, aby ste sa ho nepokúšali implementovať sami; je to veľmi náročný a zložitý proces. Služby správy dokumentov využívajú digitálne podpisy a komplexné šifrovacie systémy. Preto neexistujú žiadne záruky, že aj po všetkom úsilí programátorov získate požadovaný výsledok. Je lepšie zvoliť inú platformu, kde nájdete vhodnú možnosť integrácie.

Servisné náklady

Služby správy dokumentov zvyčajne ponúkajú pripojenie k službe zadarmo. Za odoslanie dokumentov sa účtuje poplatok. V niektorých prípadoch to bude pevná cena za každý odoslaný dokument. Niekde sa dajú kúpiť služby v balíkoch, t.j. jedna suma je za 100 dokladov, ina za 1000 mesacne atd.

Aj k tejto otázke treba pristupovať múdro. Na jednej strane, čím väčší balík si vyberiete, tým nižšie budú náklady na odoslanie jedného dokumentu. Na druhej strane nemá zmysel platiť za balík 300, 500 alebo 1000 dokumentov, ak tok dokumentov nepresiahne 100 dokumentov mesačne.

FAQ

Je potrebné posielať všetky dokumenty elektronicky?

Nie Pomocou elektronickej správy dokumentov budete posielať len tie dokumenty, ktoré je najvhodnejšie odoslať týmto spôsobom. Zvyčajne ide o úkony dokončenej práce, daňové faktúry, niekedy zmluvy atď. Všetko závisí od vašich potrieb a pohodlia.

Platí sa poštovné za dokument alebo za stranu?

Zaplatíte a systém zaznamená odoslanie dokladu. Aj keď má váš dokument veľa strán, počíta sa ako jedna fakturovateľná jednotka.

Aké je to bezpečné?

Elektronická správa dokumentov je úplne bezpečná. Okrem toho je za zabezpečenie bezpečnosti zodpovedná služba poskytujúca službu. Na tento účel sa používa digitálny podpis, šifrovanie údajov a zabezpečený komunikačný kanál. Úroveň zabezpečenia je približne rovnaká ako vo vašich bežných bankovo-klientských službách.

Ak máme nainštalovaný 1C, budú mať všetci používatelia prístup k elektronickej správe dokumentov?

Nie Okrem obmedzenia prístupových práv v samotnom účtovnom systéme je pre prácu s elektronickými dokladmi pripojenie obmedzené na jednu reláciu na jednom počítači. Ak chcete získať prístup z iného počítača, budete sa musieť pripojiť od začiatku so všetkými heslami a inými bezpečnostnými metódami.

Je možné využívať elektronickú správu dokumentov bez elektronického podpisu a napojenia na platené služby?

Nie Podpisovanie a používanie vládou certifikovanej služby správy dokumentov je nevyhnutné na to, aby bola vaša správa dokumentov právne záväzná. Svojim klientom môžete, samozrejme, posielať dokumenty bez elektronického podpisu akýmikoľvek spôsobmi a akýmikoľvek kanálmi. Nepovažujú sa však za tok dokumentov. Nie sú to nič iné ako kópie pre referenciu. V takom prípade ich budete musieť vždy potvrdiť papierovými originálmi.

Je také ťažké používať elektronickú správu dokumentov?

Ťažkosti môžu nastať iba vo fáze pripojenia. Na vyriešenie tohto problému sú však zvyčajne privedení špecialisti. Samotný proces použitia je jednoduchý a pohodlný. Manažér (zodpovedná osoba) skontroluje dokument, stlačí tlačidlo „podpísať“ a „odoslať“. Tie. odosielanie dokumentov je oveľa jednoduchšie ako pri výmene skenov e-mailom.

Čo mám robiť, ak môj klient nepoužíva platformu, ktorú používam?

Máte dve možnosti. Na svoje náklady môžete napríklad pripojiť protistranu k vašej stránke. Alebo môžete zistiť, či existuje možnosť integrácie medzi vašimi elektronickými systémami správy dokumentov. Ak áno, stačí využiť túto službu. Potom sa dokument odošle podľa nasledujúcej schémy: od vás - do vášho systému - potom do systému príjemcu - a nakoniec osobne príjemcovi. Neovplyvní to rýchlosť prijatia dokumentu ani zložitosť používania systému.

Je potrebné oddeliť dva pojmy, ktoré sa často zamieňajú – kancelárska práca a tok dokumentov. Kancelárska práca je činnosťou tvorby dokumentov a organizovaním práce s nimi. Organizáciou práce s dokumentmi sa rozumie vytváranie podmienok, ktoré zabezpečujú pohyb, vyhľadávanie a uchovávanie dokumentov. Tok dokumentov je pohyb dokumentov medzi bodmi ich spracovania od okamihu ich prijatia alebo vytvorenia až po ukončenie vyhotovenia alebo odoslania (13;818). Na základe tohto rozdelenia existuje klasifikácia elektronických systémov. Ide o kancelárske automatizačné systémy - CAD, a systémy elektronickej správy dokumentov - EDMS. CAD systémy zabezpečujú predovšetkým účtovanie elektronických dokumentov. Medzi ich funkcie patrí evidencia došlých, odoslaných, interných, organizačných a administratívnych dokumentov, účtovanie vydaných uznesení a prijatých odpovedí o vykonaní. Databázy uchovávajú nielen detaily dokumentu, ale aj ich textový obrázok. CAD vám umožňuje sledovať realizáciu, ukladať údaje o prípadoch a poskytovať rýchle vyhľadávanie dokumentu pomocou jedného detailu alebo ich súboru. EDMS sú zamerané na prácu s elektronickými dokumentmi, ich pohyb v rámci organizácie alebo medzi organizáciami. Dôležitý je tu proces kolektívnej prípravy dokumentu, jeho viacnásobné schválenie a udržiavanie verzií dokumentov. EDMS v sebe spája funkcie automatizácie kancelárie a elektronickej správy dokumentov – tieto systémy teda pokrývajú všetky kancelárske procesy a využívajú sa častejšie vo veľkých organizáciách.

Po mnoho rokov v Rusku bol všetok tok dokumentov papier. Len dnes to postupne prechádza do zmiešanej fázy. Je to výsledok úsilia vládnych predstaviteľov aj komerčných organizácií. Procesy informatizácie však napredujú pomaly.

Elektronická správa dokumentov označuje spôsob organizácie práce s dokumentmi, pri ktorom sa prevažná časť dokumentov organizácie (podniku) používa elektronicky a ukladá sa centrálne, v takzvaných elektronických archívoch, unikátnych informačných skladoch alebo dátových skladoch (15;592) .

Možno identifikovať ešte jednu optimálnejšiu definíciu elektronickej správy dokumentov: „elektronická správa dokumentov je jednotný mechanizmus na prácu s dokumentmi podávanými v elektronickej forme s implementáciou konceptu „bezpapierovej kancelárskej práce“.

Elektronický tok dokumentov môže byť interný a externý, čo ukladá určité špecifiká výmene informácií. Vnútorný tok elektronických dokumentov je charakterizovaný výmenou informácií alebo pohybom elektronických dokumentov v rámci organizácie. Externý tok elektronických dokumentov je charakterizovaný výmenou korešpondencie medzi organizáciami.

V súlade s tým elektronický systém správy dokumentov (EDMS) v užšom zmysle znamená softvér (počítačový program, systém), ktorý vám umožňuje organizovať prácu s elektronickými dokumentmi (tvorba, úprava, vyhľadávanie, ukladanie), ako aj interakciu medzi zamestnancami: prenos dokladov, vystavovanie úloh (príkazov, pokynov) a ich sledovanie, zasielanie notifikácií a pod. (18). V širšom zmysle je EDMS chápaná ako moderná organizačná a technologická štruktúra, ktorá preniká celým výrobným organizmom, ktorý zahŕňa softvérové, technické, metodické zložky, ako aj organizačné a regulačné aspekty.

V súčasnosti môže tok elektronických dokumentov medzi organizáciami do značnej miery nahradiť papier a automatizácia procesu výmeny dokumentov nie je poctou móde, ale diktátom rýchlej doby, pretože doručenie papierového dokumentu poštou alebo kuriérom môže trvať niekoľko dní, ale elektronický dokument je doručený v priebehu niekoľkých sekúnd bez ohľadu na to, kde sa adresát nachádza. Preklad toku dokumentov do elektronického formátu môže ušetriť nielen čas a námahu, ale aj priestor. V niektorých spoločnostiach zaberajú papierové archívy už mnoho rokov plochu porovnateľnú s plochou predajných plôch.

Mnoho ľudí stále verí, že právne významný dokument je papier vypracovaný podľa určitých pravidiel, podpísaný vlastnoručným podpisom a overený pečaťou organizácie, ktorá tento dokument vydala (osvedčenie, osvedčenie, výpis atď.). Technologické možnosti sa však vyvíjajú a dnes môžu byť elektronické dokumenty aj právne významné, pretože používajú elektronický podpis, ktorý je elektronickým analógom vlastnoručného podpisu. Elektronický podpis je informácia v elektronickej forme, ktorá je pripojená alebo inak spojená s inými informáciami v elektronickej forme (podpísaná informácia) a ktorá sa používa na identifikáciu osoby podpisujúcej informácie (9;19).

Podľa ruskej legislatívy sa elektronický podpis považuje za rovnocenný s vlastnoručným podpisom, ak sú splnené tieto podmienky:

  • 1. Certifikát podpisového kľúča súvisiaci s týmto elektronickým podpis, nestratil platnosť (platnosť) v čase overenia alebo v čase podpisu elektronického dokumentu, ak existujú dôkazy určujúce okamih podpisu;
  • 2. Pravosť elektronického podpisu v elektronickom dokumente je potvrdená;
  • 3. Elektronický podpis sa používa v súlade s informáciami uvedenými v certifikáte podpisového kľúča.

Elektronický podpis teda musí byť platný a čo je veľmi dôležité, dokument s elektronickým digitálnym podpisom bude mať právny význam až pri realizácii vzťahov uvedených v certifikáte podpisového kľúča.

Keď už hovoríme o EP, musíte pochopiť, že EP je zovšeobecnený koncept, ktorý zahŕňa:

  • -softvér;
  • - certifikát podpisového kľúča, ktorým je listinný dokument alebo elektronický dokument s elektronickým podpisom oprávnenej osoby certifikačného centra, ktorého súčasťou je verejný kľúč elektronického digitálneho podpisu. Certifikát sa vydáva na potvrdenie pravosti elektronického podpisu a identifikáciu vlastníka certifikátu podpisového kľúča. To znamená, že presne týmto je elektronický dokument podpísaný a práve certifikát podpisového kľúča obsahuje informáciu, na aké účely možno podpis použiť;
  • -nosič kľúča (bezpečné uloženie certifikátu podpisového kľúča).

Pozrime sa bližšie na pojem „certifikát podpisového kľúča“.

Certifikát podpisového kľúča je ten istý dokument, ktorý obsahuje a potvrdzuje údaje o vlastníkovi elektronického podpisu, jedinečné evidenčné číslo certifikátu podpisového kľúča, dátum začiatku a konca platnosti certifikátu podpisového kľúča, ktorý sa nachádza v registri certifikačného centra, názov a umiestnenie certifikačného centra, ktoré vydalo certifikát podpisového kľúča. Certifikát podpisového kľúča sa vydáva na obdobie jedného roka. Po roku vyprší a organizácia si bude musieť zakúpiť nový certifikát podpisového kľúča. Toto sa nevzťahuje na softvér, napríklad program CryptoPro CSP, pretože programy spravidla nekončia.

Elektronická správa dokumentov má výhody a nevýhody, výhody a nevýhody používania v organizácii.

Hlavnou výhodou elektronickej správy dokumentov je, že pri jej použití budú všetky oddelenia a štruktúry spoločnosti pracovať v jednom informačnom priestore. V tomto smere sa výrazne zvyšuje rýchlosť spracovania dokumentov v rámci spoločnosti. Dôležitým faktorom, vďaka ktorému je elektronická správa dokumentov rádovo vyššia ako zvyčajne, je aj bezpečnosť a ochrana dokumentov. Moderné systémy používajú šifrovanie údajov, ktoré môže zastaviť pokusy o únik informácií. Pri použití tohto typu toku dokumentov sa zvyšuje produktivita zamestnancov a znižuje sa pravdepodobnosť chýb pri spracovaní dokumentov, ktorá závisí od kvalifikácie zamestnanca. Zavedenie elektronického systému správy dokumentov poskytuje významný ekonomický efekt, ale jeho kvantitatívne hodnotenie je zložitý proces, pretože treba brať do úvahy mnohé faktory (20;49).

Priamy efekt implementácie systému vám umožňuje ušetriť peniaze vynaložené na spotrebný materiál, zaplatiť za poštové a kuriérske doručovacie služby, kopírovacie materiály a znížiť náklady na pracovnú silu. Nepriamym efektom sú tie výhody riadenia, ktoré sú významné pre fungovanie organizácie: transparentnosť riadenia, kontrola výkonovej disciplíny a pod.

Implementácia elektronických systémov správy dokumentov teda umožňuje:

  • 1. plne automatizovať proces práce s dokumentmi;
  • 2. zabezpečiť organizáciu práce so vzdialenými užívateľmi a užívateľskými skupinami;
  • 3. poskytovať integráciu s externými e-mailovými systémami;
  • 4. zvýšiť základné možnosti systému elektronickej správy dokumentov pomocou modularity a prítomnosti vstavaných nástrojov;
  • 5. zabezpečiť proces súbežnej práce v systéme neobmedzeným počtom užívateľov;
  • 6. zvýšiť efektivitu práce s dokumentmi;
  • 7. zlepšiť podnikovú kultúru práce s dokumentmi;
  • 8. výrazne znížiť objem toku papierových dokumentov;
  • 9. výrazne skrátiť čas na spracovanie a odosielanie dokumentov, čas vyhľadávania dokumentov, čas koordinácie a schvaľovania návrhov dokumentov;
  • 10. zabezpečiť všetky dokumentačné procesy so súčasným využívaním elektronickej a papierovej verzie dokumentov;
  • 11. zefektívniť proces registrácie všetkých typov dokumentov (registrácia z emailových a webových formulárov, podpora streamingového skenovania, evidencia súborov akéhokoľvek formátu);
  • 12. zabezpečiť riadenie pracovného toku (prenos dokumentov medzi účinkujúcimi);
  • 13. zabezpečiť proces práce so vzájomne súvisiacimi dokumentmi;
  • 14. zabezpečiť správu dokumentov počas celého životného cyklu;
  • 15. zabezpečiť transparentnosť všetkých procesov od okamihu vytvorenia dokumentu až po jeho odovzdanie do archívu;
  • 16. Ukladanie histórie práce s dokumentmi (účtovanie času a autorov všetkých akcií s dokumentom, ukladanie pracovných komentárov, podpora verzií pripojených súborov);
  • 17. sledovať históriu vzniku dokumentu;
  • 18. zabezpečiť jasný proces koordinácie a schvaľovania dokumentov;
  • 19. vybudovať dobre fungujúci systém pokynov;
  • 20. zabezpečiť jasnú kontrolu výkonovej disciplíny;
  • 21. triediť dokumenty podľa akýchkoľvek kritérií;
  • 22. poskytovať vyhľadávanie informácií podľa rôznych atribútov a fulltextové vyhľadávanie;
  • 23. zabezpečiť automatizáciu zberu a analýzy štatistických údajov o pohybe dokumentov;
  • 24. zabezpečiť archiváciu elektronických obrazov dokumentov;
  • 25. zabezpečiť reguláciu prístupových práv;
  • 26. poskytnúť okamžitý prístup k dokumentom;
  • 27. znížiť kvantitatívne straty dokumentov;
  • 28. zvýšiť produktivitu práce;
  • 29. znížiť náklady na prípravu dokumentov na odovzdanie do archívu a archívne uloženie dokumentov;
  • 30. dať elektronickým dokumentom právnu silu;
  • 31. znížiť náklady na kuriérske a poštové služby;
  • 32. znížiť počet interných a externých kuriérov;
  • 33. zabezpečiť údržbu informačnej a referenčnej databázy;
  • 34. poskytovanie rozšírených možností vyhľadávania (atribučné vyhľadávanie, rozšírené vyhľadávanie, fulltextové vyhľadávanie zohľadňujúce morfológiu ruského jazyka, podpora priečinkov dynamického vyhľadávania);
  • 35. Podpora evidencie papierových a elektronických dokumentov v súlade s požiadavkami Štátnej rozpočtovej vzdelávacej inštitúcie.
  • 36. Podpora pre trasy pohybu dokumentov (sekvenčné, paralelné, voľné trasy, trasy s podmienkami, meškania)
  • 37. Podpora zmiešaného toku dokumentov (príprava papierových dokumentov a správ pomocou šablón, tlač evidenčnej karty dokumentov, zaznamenávanie miesta uloženia originálnych dokumentov);
  • 38. Dostupnosť nástrojov na analýzu toku dokumentov, vytváranie reportov, ako aj sledovanie výkonnostnej disciplíny zamestnancov (možnosť vytvárať reporty a analytické certifikáty, automatické žurnálovanie);
  • 39. Zabezpečenie informačnej bezpečnosti (podpora elektronických digitálnych podpisov, šifrovania dát, logovania, diferenciácie prístupových práv a systémov rolí, prítomnosť zabudovaného monitorovania integrity dát a automatického zálohovania).

Spojením týchto bodov môžeme vyzdvihnúť hlavné výhody, a to: vznik možnosti kolektívnej práce na dokumentoch, výrazné zrýchlenie vyhľadávania a načítavania dokumentov (rôznymi atribútmi), zvýšenie informačnej bezpečnosti vďaka tomu, že práca v EDMS od r. neregistrovaná pracovná stanica je nemožná a pre každého Používateľovi EDMS je pridelené jeho oprávnenie na prístup k informáciám, zvýšenie bezpečnosti dokumentov a pohodlie ich ukladania, keďže sú uložené elektronicky na serveri, a zlepšenie kontroly nad vykonávaním Dokumenty.

Výmena informácií elektronických dokumentov s digitálnym podpisom prostredníctvom telekomunikačných kanálov (ďalej len Systém) - súbor softvéru a hardvéru, ktorý zabezpečuje prezentáciu daňových a účtovných výkazov a informačných služieb v elektronickej forme prostredníctvom telekomunikačných kanálov, vlastnených účastníkmi systému. , ako aj súbor regulačných a organizačných metodických dokumentov upravujúcich vzťah Účastníkov systému...“

Zdroj:

Príkaz Federálnej daňovej služby Ruskej federácie zo dňa 12. decembra 2006 N SAE-3-13/848@ „O vykonaní skúšobnej prevádzky jednotného systému na prijímanie, uchovávanie a primárne spracovanie daňových priznaní a účtovných závierok v elektronickej forme prostredníctvom telekomunikačné kanály“ (spolu s „Dočasnými predpismi na výmenu elektronických dokumentov s digitálnym podpisom prostredníctvom telekomunikačných kanálov v jednotnom systéme na príjem, uchovávanie a primárne spracovanie daňových priznaní a účtovných závierok“)


Oficiálna terminológia. Akademik.ru. 2012.

Pozrite si, čo je „Systém elektronickej výmeny informácií o dokumentoch“ v iných slovníkoch:

    Elektronické peniaze- (Elektronické peniaze) Elektronické peniaze sú peňažné záväzky vydavateľa v elektronickej podobe Všetko, čo potrebujete vedieť o elektronických peniazoch, histórii a vývoji elektronických peňazí, prevode, výmene a výbere elektronických peňazí v rôznych platobných systémoch... Encyklopédia investorov

    GOST R 53394-2009: Integrovaná logistická podpora. Základné pojmy a definície- Terminológia GOST R 53394 2009: Integrovaná logistická podpora. Základné pojmy a definície pôvodný dokument: Interactive Electronic Technical Publication 3.3.12 Definície pojmu z rôznych dokumentov: Interactive Electronic... ...

    Elektronické colné vyhlásenie- Elektronické (colné) vyhlásenie – prenos, príjem a spracovanie colných vyhlásení na tovar vytvorený v elektronickej podobe. Predpokladá efektívnu interakciu medzi colnými orgánmi a účastníkmi zahraničnej ekonomickej aktivity (FEA)... ... Wikipedia

    Medzinárodné ratingové agentúry- (Medzinárodné ratingové agentúry) Ratingové agentúry sú organizácie zaoberajúce sa hodnotením solventnosti subjektov finančného trhu: úverové ratingy krajín, Fitch Ratings, Moody s, S&P, Morningstar, ... ... Encyklopédia investorov

    Digitálny podpis

    EDS- Elektronický digitálny podpis (EDS) je náležitosťou elektronického dokumentu, ktorý má chrániť tento elektronický dokument pred falšovaním, získaný ako výsledok kryptografickej transformácie informácií pomocou súkromného kľúča... ... Wikipedia

    Elektronický podpis- Elektronický digitálny podpis (EDS) je náležitosťou elektronického dokumentu určeného na ochranu tohto elektronického dokumentu pred falšovaním, získaného ako výsledok kryptografickej transformácie informácií pomocou súkromného kľúča... ... Wikipedia - Terminológia RM 4 239 91: Automatizačné systémy. Príručka slovníka o pojmoch. Manuál pre SNiP 3.05.07 85: 4.2. AUTOMATIZÁCIA 1. Zavedenie automatických nástrojov na implementáciu procesov STISO 2382/1 Definície pojmu z rôznych dokumentov: ... ... Slovník-príručka termínov normatívnej a technickej dokumentácie

Elektronická správa dokumentov (EDF) je rýchly spôsob výmeny informácií založený na používaní elektronických dokumentov s virtuálnym podpisom. Vo vyspelých krajinách sveta si dlhodobo získava uznanie ako efektívny nástroj operatívneho podnikania.

Podstatou

Elektronický tok dokumentov medzi organizáciami je súbor procesov na vytváranie, spracovanie, odosielanie, prenos, prijímanie, ukladanie, používanie a ničenie dokumentov. Všetky tieto procesy sa vykonávajú po kontrole integrity a potvrdení prijatia dokumentov.

Pravidlá pre tok dokumentov medzi právnickými osobami sa vykonávajú dohodou strán. Informácie sa vymieňajú pomocou telekomunikácií a dokumenty sa ukladajú na elektronické médiá. Doba uchovávania účtovných informácií by nemala presiahnuť dobu stanovenú zákonom.

Organizácie si môžu vymieňať formálne a neformálne dokumenty s podpismi účastníkov. V oblasti podnikateľskej činnosti to môžu byť: faktúry, dohody, faktúry, objednávky, oznámenia, splnomocnenia a pod. Informácie je možné prenášať vo forme textových, tabuľkových a grafických súborov.

Účel implementácie EDI

Predpoklady na implementáciu EDI môžu byť:

  • zníženie rutinnej práce;
  • zníženie straty dokumentov;
  • „transparentná“ práca s dokumentmi;
  • zvyšovanie výkonnostnej disciplíny – poskytovanie podkladov v stanovenom časovom rámci a pod.

Niektoré z kvantitatívnych cieľov zahŕňajú:

  • Skrátenie času na spracovanie dokumentu 10-krát.
  • Znížte náklady na kanceláriu na polovicu.

Elektronický tok dokumentov medzi organizáciami: ako to funguje

V súlade s domácou legislatívou sa elektronický tok dokumentov medzi organizáciami vykonáva na základe dohody oboch strán. Pre výmenu dát je potrebné, aby boli všetci účastníci pripojení k zariadeniu jedného operátora. Ďalej musí používateľ odoslať žiadosť o pridanie do zoznamu protistrán. Po potvrdení požiadavky si účastníci systému môžu vymieňať údaje.

Modul EDI bude musieť vykonávať nasledujúce funkcie:

  • Pozvite protistrany na výmenu údajov.
  • Vytvorte adresár.
  • Integrácia s účtovným softvérom, napríklad 1C.
  • Podpíšte a zašifrujte dokumentáciu.
  • Štruktúrna korešpondencia.
  • Sledujte stavy e-mailov.

Elektronický tok dokumentov medzi organizáciami sa vykonáva pomocou certifikátov. Pripojenie k serveru a autentifikácia sa vykonáva prostredníctvom osobného digitálneho certifikátu. Každému používateľovi systému je vydaný elektronický digitálny podpis, uložený na elektronickom médiu Token a chránený PIN kódom. Používateľ musí zadať svoje prihlasovacie meno a heslo pre svoj osobný účet. Až potom bude mať prístup k svojim dokumentom.

Proces výmeny môže iniciovať ktorýkoľvek zamestnanec organizácie pripojenej k systému. Pred odoslaním dokumentu protistrane musí byť podpísaný elektronickým podpisom. Táto operácia sa vykonáva pomocou programu Cryptopro. Dokument sa odosiela prostredníctvom EDF. Zamestnanec protistrany dostane oznámenie o prijatí nového dokumentu. Ak ho akceptuje, potom pripojí aj elektronický podpis. Ak je potrebné vykonať zmeny v dokumente, vytvorí sa nová elektronická verzia. Po dokončení úprav je potrebné uložiť všetky zmeny pomocou digitálneho podpisu. Potom sa dokument so zmenou odošle protistrane. V prípade potreby sa vykonáva elektronická koordinácia informácií.

Ak je potrebné vykonať zmeny znova, celý postup sa zopakuje. Ak neexistujú žiadne sťažnosti týkajúce sa novej verzie, dokument sa rešpektuje. Konečná vzorka sa považuje za podpísanú dvoma digitálnymi podpismi. Všetky verzie dokumentu sú uložené na serveri a sú k dispozícii na prezeranie. Po priradení platného stavu vzorke nebude možné vykonávať zmeny v dokumente. Zmareným zmluvám je priradený stav „Zrušené“. Takto prebieha elektronický tok dokumentov medzi organizáciami.

Vybavenie

Čo je potrebné na tok elektronických dokumentov medzi organizáciami? Najprv si musíte vybrať telekomunikačného operátora a nainštalovať špeciálny softvér na výmenu informácií. Po druhé, s každou protistranou, s ktorou má organizácia v úmysle viesť elektronickú korešpondenciu, je potrebné uzavrieť „Dohodu o výmene elektronických dokumentov“.

Taktiež je potrebné nainštalovať EDF server, na ktorom sa budú ukladať všetky dokumenty. Môže to byť buď klientske zariadenie alebo cloudové úložisko. Prístup k údajom systému zvonku sa vykonáva prostredníctvom aplikácie, ktorá je nainštalovaná na zariadeniach zamestnancov organizácie. Interakcia počítačov so serverom prebieha prostredníctvom protokolu HTTP s dodatočným šifrovaním SSL 128. Prístup k dokumentom je realizovaný len cez aplikačné rozhranie a po autentifikácii.

EDI projekt

Projekt automatizácie procesov môže trvať niekoľko mesiacov až niekoľko rokov. Obdobie priamo závisí od počtu procesov, ktoré je potrebné automatizovať, zdrojov a finančných možností organizácie. Stručná schéma implementácie EDI je nasledovná:

  • Vytvorenie pracovnej skupiny.
  • Tvorba cieľov, termínov a rozpočtu projektu.
  • Výskum existujúcich procesov.
  • Rozvíjať úlohy.
  • Návrh systému EDI.
  • Podpísanie dohody o implementácii EDMS.
  • Schválenie pracovného poriadku.
  • Vyplnenie systémových adresárov.
  • Školenie.
  • Vykonávanie predbežných testov.
  • Vydanie príkazu na implementáciu EDS.
  • Zlepšenie softvéru a operačných postupov.
  • Spustenie pilotného projektu.
  • Úplný prechod na elektronický tok dokumentov.

Chyby pri implementácii EDI

Počas procesu je potrebné venovať osobitnú pozornosť procesom, kde je papier zo zákona povinný. Papierový dokument nemôžete duplikovať s elektronickým. To výrazne spomaľuje pracovný proces a spôsobuje negatívny postoj k procesu automatizácie ako celku. Nikto nedopláca na to, že robí dvojitú prácu.

Počas procesu implementácie je potrebné vypracovať nové predpisy pre prácu s dokumentmi, vyškoliť personál a až potom sa pustiť do plnej implementácie. To sa dá dosiahnuť len vtedy, ak budú zamestnanci informovaní o výhodách používania nových technológií.

Ďalšou populárnou chybou je zlý vývoj požiadaviek na EDMS. Ak používatelia musia pracovať v nenakonfigurovanom systéme, potom sa proces EDI líši od toho, čo je akceptované v organizácii.

Elektronický tok dokumentov medzi organizáciami: klady a zápory

Výhody:

  • Zníženie nákladov na zasielanie originálnych dokumentov poštou.
  • Úspora miesta na uloženie dokumentácie. Všetko je uložené elektronicky.
  • Jednoduchosť použitia. Dokument sa odosiela z jednej pracovnej stanice. Rýchle vyhľadávanie dokumentu sa vykonáva podľa stavu (odoslané, prijaté, prijaté atď.).
  • Okamžité doručenie. Všetky odoslané informácie sa dostanú k príjemcovi v priebehu niekoľkých sekúnd.
  • Dokument nemožno stratiť pred uplynutím doby jeho uloženia v systéme.

nedostatky:

  • Na používanie zariadenia je potrebné zakúpiť licenciu, ktorá stojí veľa peňazí.
  • Údaje je možné najčastejšie vymieňať len medzi účastníkmi toho istého systému.
  • Elektronický tok dokumentov medzi organizáciami v 1C alebo pomocou akéhokoľvek iného softvéru sa líši od predtým používanej schémy. Po zavedení nového algoritmu budú mať všetci zamestnanci otázky, ako majú vykonávať svoju prácu.
  • Technické vybavenie. Pred implementáciou EDI musí organizácia nakúpiť vybavenie a pripraviť zamestnancov na správu nového systému.
  • EDI sa vykonáva pomocou elektronického podpisu s platnosťou 1 rok. Certifikáty musia byť monitorované a okamžite aktualizované. Je tiež potrebné kontrolovať dátumy vypršania platnosti certifikátov protistrany, aby sa predišlo problémom s daňovými úradmi.

Právna úprava

Aké predpisy upravujú tok elektronických dokumentov medzi organizáciami? Legislatíva Ruskej federácie obsahuje federálny zákon č. 63 „O elektronických podpisoch“, pravidlá predkladania dokumentov Federálnej daňovej službe sú predpísané v nariadení Ministerstva financií č. MMV-7-2/168. EDI medzi organizáciami sa vykonáva na základe vyhlášky Ministerstva financií č. 50n. Pravidlá pre výmenu primárnych účtovných dokladov v elektronickej forme sú predpísané v príkaze Federálnej daňovej služby č. ММВ-7-6/36@. Všetci prevádzkovatelia EDF v procese činnosti sa musia riadiť príkazom Federálnej daňovej služby č. ММВ-7-6/253@.

"VLSI"

Elektronický tok dokumentov medzi organizáciami SBIS poskytuje klientom tieto výhody:

  • Dokumenty môžete posielať akejkoľvek organizácii, ktorá je registrovaná v Ruskej federácii. Ak protistrana nie je účastníkom systému SBIS, potom zamestnanec spoločnosti jednoducho kontaktuje zástupcu organizácie a pošle mu pozvánky na účasť v systéme na jeho e-mail. Ihneď po potvrdení žiadosti sa výmena informácií medzi účastníkmi uskutoční bez sprostredkovateľov.
  • Do počítača nie je potrebné inštalovať softvér. Všetko, čo potrebujete, je aktuálny prehliadač a prístup na internet.
  • Na prácu s dátami nepotrebujete špeciálny program. Ak je správa pôvodne pripravená v softvéri tretej strany, napríklad 1C, môžete nakonfigurovať integráciu údajov so systémom SLSIS.
  • Štandardná forma dokumentu nebola stanovená. Môžete posielať text, tabuľkové súbory, obrázky atď.

SKB "Kontur"

Jeden z prvých vývojárov softvéru v Rusku sa zaoberá aj dodávkou zariadení, pomocou ktorých sa uskutočňuje tok elektronických dokumentov medzi organizáciami. Kontur vyvinul systém Diadoc, ktorý slúži na výmenu elektronických dokumentov. Zvláštnosťou systému je, že prístup k údajom je možné získať aj v zahraničí. Spoločnosť vyvinula roamingové tarify špeciálne na tento účel. V prípade potreby môžete pristupovať k údajom cez API.

Čo potrebuješ?

Na pripojenie EDI si organizácia musí zakúpiť:

  • licencovaný softvér;
  • server;
  • aktualizovať vybavenie;
  • vlakový personál;
  • konfigurovať a integrovať EDMS na prácu s internými aplikáciami.

Takéto investície je potrebné vykonať, aby sa prepojil tok elektronických dokumentov medzi organizáciou? Druhou etapou investície je zahrnutie konzultácií technickej podpory, EDMS a aktualizácií softvéru do nákladov. Tieto náklady sa budú musieť platiť mesačne.

Záver

Papierový tok dokumentov sa nahrádza elektronickým. Nielenže znižuje náklady organizácie na udržiavanie procesov, ale zvyšuje aj efektivitu podniku ako celku. Pre úspešné fungovanie EDI je potrebné jasne formulovať ciele implementácie systému a správne nakonfigurovať zariadenia.